← Terug naar de startpagina

Privacyverklaring Verblijfsboek

Versie: 4 september 2026 (concept)

Verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder als "eigen" aangeduide gegevens: VOF Giant-Soft, handelend onder de naam Verblijfsboek, Emmakade 50, 8933 AT Leeuwarden, KvK 01052442. Contact: support@verblijfsboek.nl.

Leeswijzer: waar hierna het terrein staat, wordt het vakantieterrein bedoeld dat Verblijfsboek gebruikt: een camping, vakantiepark of bungalowpark.

---

1. Over deze verklaring

Verblijfsboek is software voor het beheer van verblijfsrecreatie: campings, vakantieparken, bungalowparken en vergelijkbare terreinen. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

2. Twee rollen: verantwoordelijke én verwerker

Verblijfsboek heeft twee verschillende rollen, en het is belangrijk die te onderscheiden:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die we voor onszelf verwerken: bezoekers van onze website, contactpersonen bij (potentiële) klanten, accounthouders en facturatie. Op déze verwerkingen ziet deze privacyverklaring.
• Als verwerker voor de gegevens van gasten en eigenaren die een aangesloten terrein (onze klant) in Verblijfsboek vastlegt. Dáárvoor is het terrein zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Ben je gast en wil je weten hoe jouw gegevens worden gebruikt of wil je jouw rechten uitoefenen? Richt je dan tot het terrein waar je verblijft; zij bepalen doel en middelen. Verblijfsboek verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van het terrein, op basis van een verwerkersovereenkomst.

3. Gegevens die wij als verantwoordelijke verwerken

4. Gastgegevens die wij als verwerker verwerken (namens het terrein)

In opdracht van het aangesloten terrein verwerkt Verblijfsboek onder meer de volgende gegevens van gasten:

• naam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en adres van de hoofdgast en eventuele medereizigers;
• verblijfsgegevens (accommodatie, aankomst- en vertrekdatum, aantal personen);
• gegevens voor het nachtregister en voor de berekening en afdracht van toeristenbelasting (waaronder geboortedata/leeftijd);
• gegevens rond het privacy-akkoord van de gast: bij het akkoord worden naam, tijdstip en IP-adres vastgelegd als bewijs van toestemming;
• gegevens van accommodatie-eigenaren die hun accommodatie op het terrein particulier verhuren, waaronder contact- en betaalgegevens en ondertekende stukken.

Doel, grondslag en bewaartermijn van deze gegevens worden bepaald door het terrein. Verblijfsboek verwerkt ze alleen volgens diens instructies en de verwerkersovereenkomst.

5. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• facturatie- en administratiegegevens: zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen);
• nachtregistergegevens: zeven jaar, conform de wettelijke bewaarplicht;
• overige gegevens van gasten en onderhuurders: één jaar na de vertrekdatum. Heeft de seizoenplaatshouder in het systeem aangegeven ze langer te willen bewaren voor zijn eigen onderverhuuradministratie, dan maximaal twee jaar na het laatste verblijf. Die keuze kan altijd worden ingetrokken en losse gasten kunnen uit de lijst worden verwijderd;
• account- en gebruiksgegevens van seizoenplaatshouders en beheerders: twee jaar na het laatste gebruik. De naam van de seizoenplaatshouder blijft in de nachtregistergegevens staan zolang de termijn daarvoor loopt;
• website- en loggegevens: [termijn invullen];
• reservekopieën: gegevens die op verzoek uit de draaiende omgeving zijn verwijderd, kunnen nog tot 120 dagen in een versleutelde reservekopie voorkomen. Die kopieën worden uitsluitend gebruikt om een storing of fout te herstellen. Zie §7 van de beveiligingsbijlage.

6. Subverwerkers en derden

Voor het leveren van de Dienst schakelen we een beperkt aantal subverwerkers in, met wie we verwerkersovereenkomsten sluiten:

Leveranciers zonder persoonsgegevens: Let's Encrypt (TLS-certificaten; verwerkt uitsluitend domeinnamen) en GitHub (opslag van broncode; bevat geen gegevens uit de Dienst).

De documentgeneratie draait op onze eigen server bij Contabo en is dus geen aparte partij.

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Verstrekking aan derden gebeurt alleen als dat nodig is voor de Dienst of als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Nieuwe subverwerkers worden vooraf gemeld.

7. Opslag en doorgifte

De gegevens staan op een virtuele server bij Contabo in het datacentrum Lauterbourg (Frankrijk). E-mail loopt via mijn.host in Amsterdam. Versleutelde reservekopieën staan daarnaast op een eigen server in Leeuwarden.

Alle drie de locaties liggen binnen de Europese Economische Ruimte. Er vindt geen doorgifte naar een derde land plaats, en er zijn dus geen aanvullende waarborgen zoals modelcontractbepalingen nodig. Een verhuizing naar een ander datacentrum wordt vooraf gemeld.

8. Cookies

[cookie-overzicht invullen]

De applicatie zelf gebruikt alleen wat nodig is om je ingelogd te houden en je voorkeuren (zoals de gekozen weergave) te onthouden.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. De volledige opsomming staat in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst, die met elk terrein wordt gedeeld. In het kort:

• gegevens van verschillende terreinen zijn op databaseniveau van elkaar afgeschermd, met rechten per rol;
• verkeer loopt uitsluitend over TLS; database en API zijn niet rechtstreeks van buiten bereikbaar;
• tweestapsverificatie is verplicht voor de systeembeheerder, per terrein instelbaar voor beheerders, en altijd verplicht bij het inzien van het nachtregister en het toeristenbelastingoverzicht én bij élke export van gegevens;
• elke export, terugzetting en wisbeurt wordt vastgelegd met tijdstip, gebruiker, terrein en omvang. Dat logboek is uitsluitend te lezen; niemand kan er een regel in wijzigen of verwijderen;
• dagelijkse, met RSA-4096 versleutelde reservekopieën op twee locaties, waarvan de privésleutel op geen van beide servers staat;
• de staat van de server wordt elke vijf minuten vastgelegd, zodat een storing zichtbaar is voordat iemand hem meldt.

Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid; bij een datalek handelen we conform de wettelijke meldplicht (§10 hieronder en §5 van de beveiligingsbijlage).

10. Datalekken

Constateren we een datalek dat gegevens van een terrein betreft, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan dat terrein, met de aard van het lek, de betrokken categorieën en aantallen, de vermoedelijke gevolgen en de genomen maatregelen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens doet het terrein als verwerkingsverantwoordelijke; wij leveren de gegevens aan die daarvoor nodig zijn.

Voor gegevens die via een export het systeem hebben verlaten, leveren de vastgelegde exportregels de categorieën en aantallen die artikel 33 lid 3 AVG vraagt.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van jouw gegevens, en om gegeven toestemming in te trekken.

• Gaat het om gegevens waarvoor Verblijfsboek verantwoordelijke is (§3)? Neem dan contact op via support@verblijfsboek.nl.
• Ben je gast of accommodatie-eigenaar en gaat het om je verblijfs- of verhuurgegevens (§4)? Richt je dan tot het terrein; wij verwijzen je verzoek zo nodig naar hen door.

Er is geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Voor een organisatie van deze omvang is dat niet verplicht; het aanspreekpunt hieronder treedt op als contactpunt.

Contactpersoon informatiebeveiliging: Gerrit Schurer, vennoot, gerritschurer@gmail.com, +31 6 53366018.

12. Klachten

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op verblijfsboek.nl/privacy, met vermelding van de versiedatum.

14. Contact

Vragen over privacy of deze verklaring: support@verblijfsboek.nl.